Presupuestos, contratos de prestación de servicios, arrendamientos, contratos de trabajo: la firma a distancia se ha vuelto habitual, incluso en las empresas más pequeñas. Queda una pregunta que se hacen muchos directivos y particulares: ¿una firma hecha en línea vale tanto como una firma con tinta, y hay que pagar un servicio «cualificado» para estar cubierto? La respuesta se encuentra en tres textos: el Código Civil francés, un decreto de 2017 y el reglamento europeo eIDAS.
Lo que dice la ley: el mismo valor, con condiciones
El artículo 1367 del Código Civil, en su versión vigente desde el 1 de octubre de 2016, establece el principio: la firma que exige un acto jurídico permite identificar a su autor y expresa su consentimiento a las obligaciones previstas en el acto. En forma electrónica, se basa en un procedimiento de identificación fiable, que garantiza que la firma está vinculada al acto.
El mismo artículo prevé una presunción: el procedimiento se presume fiable, salvo prueba en contrario, cuando la creación de la firma, la identificación del firmante y la garantía de integridad del acto cumplen las condiciones que debe fijar un decreto del Consejo de Estado. El artículo 1366 completa el dispositivo: el escrito electrónico tiene la misma fuerza probatoria que el escrito en papel, siempre que pueda identificarse a la persona de la que emana y que se elabore y conserve de forma que se garantice su integridad.
El Decreto n.º 2017-1416, de 28 de septiembre de 2017, precisa qué firma goza de esta presunción: la firma electrónica cualificada, es decir, una firma avanzada conforme al artículo 26 del Reglamento (UE) n.º 910/2014, llamado eIDAS, creada con un dispositivo cualificado y basada en un certificado cualificado.
Simple, avanzada, cualificada: los tres niveles
- La firma simple: por ejemplo, una firma trazada en una tableta o un código recibido por correo electrónico o por SMS, según Docusign. No puede descartarse como prueba por el mero hecho de ser electrónica, pero en caso de litigio corresponde a quien la invoca demostrar su fiabilidad.
- La firma avanzada: añade garantías sobre la identidad del firmante, por ejemplo el envío de un código por SMS a un número vinculado a la identidad del firmante, o el control de una copia del documento de identidad, según los ejemplos que da Docusign. Como en el caso de la simple, corresponde a quien la invoca demostrar su fiabilidad.
- La firma cualificada: una firma avanzada generada con un dispositivo cualificado y un certificado cualificado expedido por un prestador cualificado. Es la única que el decreto de 2017 presume fiable: en caso de impugnación, corresponde a la otra parte demostrar que no lo es.
En la práctica, Docusign clasifica los usos por nivel de riesgo: la firma simple o avanzada para los documentos de riesgo bajo o medio, como los contratos laborales o comerciales y las políticas internas, y la cualificada, recomendada, para los documentos de riesgo elevado o sujetos a regulación, por ejemplo un contrato de crédito o de seguro de vida. Estas referencias proceden de un proveedor de software: ayudan a orientarse, pero no sustituyen el análisis de cada contrato.
Los documentos que no se pueden firmar en línea
El artículo 1174 del Código Civil establece que, cuando se exige un escrito para la validez de un contrato, este puede elaborarse y conservarse en forma electrónica. Una mención manuscrita exigida a la persona que se obliga también puede consignarse electrónicamente, si el procedimiento garantiza que solo ella puede hacerlo. El artículo 1177 añade que la exigencia de un envío en varios ejemplares se considera cumplida por vía electrónica, si el destinatario puede imprimir el escrito.
El artículo 1175, en su versión vigente desde el 1 de enero de 2022, fija la excepción: los documentos privados relativos al derecho de familia y a las sucesiones no pueden adoptar la forma electrónica. Solo escapan a esta exclusión los convenios que unos abogados han refrendado en presencia de las partes y después depositado ante un notario, que los incorpora a su protocolo, conforme a los artículos 229-1 a 229-4 o 298, como el convenio de divorcio de mutuo acuerdo.
Cómo firmar un documento electrónicamente, paso a paso
- Evalúe lo que está en juego en el documento: importe, duración, riesgo de impugnación. Cuanto más elevado sea, más alto debe ser el nivel de firma.
- Compruebe que ninguna norma lo prohíbe: un documento privado de derecho de familia o de sucesiones sigue haciéndose en papel, salvo la excepción prevista en el artículo 1175.
- Elija un prestador que indique claramente el nivel (simple, avanzada o cualificada) en el sentido del reglamento eIDAS y, para una firma cualificada, que se base en un certificado cualificado expedido por un prestador cualificado.
- Identifique correctamente a los firmantes: dirección de correo electrónico exacta, número de teléfono para el código de confirmación, documento de identidad si el nivel lo exige.
- Conserve el expediente de prueba. Según Docusign, el archivo de prueba asociado a la firma reúne, entre otros elementos, la integridad del documento, el sellado de tiempo y la identidad del firmante. Es este archivo el que permitirá cumplir la exigencia de conservación del artículo 1366.
- Archive el documento firmado en un espacio seguro y con copia de seguridad, sin modificarlo: cualquier retoque después de la firma debilita la prueba de su integridad.
Preguntas frecuentes
¿Una firma escaneada pegada en un PDF es una firma electrónica?
Una imagen de firma no garantiza por sí sola ni la identidad del firmante ni la integridad del documento, dos condiciones establecidas por los artículos 1366 y 1367. En caso de litigio, su valor dependerá de las demás pruebas disponibles.
¿Basta una firma simple para un presupuesto?
Es admisible como prueba, pero sin presunción de fiabilidad. Docusign la incluye entre las opciones adecuadas para documentos de riesgo bajo o medio; para un contrato importante, solo la firma cualificada invierte la carga de la prueba.
¿Se puede firmar un testamento en línea?
No mediante documento privado electrónico: el artículo 1175 excluye los actos relativos al derecho de sucesiones. Para cualquier pregunta sobre un acto de este tipo, el interlocutor adecuado es un notario.
¿Se reconoce en el resto de Europa una firma cualificada francesa?
Sí, el reglamento eIDAS es europeo, y Docusign indica que la firma cualificada está reconocida en toda la Unión. Para un caso particular, sigue siendo recomendable el asesoramiento jurídico.
Fuentes
- Código Civil, artículo 1367 — Légifrance, 2016-10-01
- Decreto n.º 2017-1416, de 28 de septiembre de 2017, relativo a la firma electrónica — Légifrance, 2017-09-30
- Código Civil, artículos 1174 a 1177: contratos celebrados por vía electrónica — Légifrance, 2022-01-01
- Legalidad de la firma electrónica — Docusign, 2023-09-01
- Código Civil, artículo 1366 — Légifrance, 2016-10-01