¿Acaba de firmar su primer contrato de trabajo? Entre los trámites de contratación, hay uno que muchos directivos de microempresas descubren tarde, a menudo durante una inspección: el registro único de personal (registre unique du personnel). Debe abrirse desde la contratación del primer asalariado, recuerda Entreprendre Service Public, sea cual sea la plantilla. Le explicamos quién debe llevarlo, qué hay que inscribir en él, en qué formato, cuánto tiempo conservarlo y cuánto cuesta no tenerlo.
Quién debe llevar el registro
La obligación recae en el empleador, ya sea una sociedad o una empresa individual, precisa la CCI Paris Île-de-France. Una empresa que solo emplea a una persona está, por tanto, afectada. Única excepción señalada por la administración: las asociaciones y fundaciones que recurren al chèque-emploi associatif (cheque-empleo asociativo) no están sujetas a ella.
El registro recoge a todos los asalariados del establecimiento, inscritos por orden de contratación. Los becarios en prácticas y los voluntarios del servicio cívico también figuran en él, en una parte separada, por orden de llegada. La CCI añade que los trabajadores a domicilio también deben aparecer en él.
Las menciones obligatorias
Para cada asalariado, el registro indica:
- el apellido y los nombres, la nacionalidad, la fecha de nacimiento y el sexo;
- el puesto ocupado y la cualificación;
- las fechas de entrada y salida del establecimiento;
- si la contratación o el despido requieren una autorización, la fecha de esta o, a falta de autorización, la de la solicitud;
- para un trabajador extranjero sujeto a autorización de trabajo, el tipo y el número de orden del documento que haga sus veces.
Deben señalarse determinadas situaciones: contrato de duración determinada, tiempo parcial, contrato de aprendizaje o de profesionalización, trabajador temporal (con el nombre y la dirección de la empresa de trabajo temporal) y asalariado cedido por una agrupación de empleadores (con su denominación y su dirección).
Para un becario en prácticas, la parte específica menciona el apellido y los nombres, el periodo de prácticas (inicio y fin), la identidad del tutor y el lugar de presencia. Para un voluntario del servicio cívico, bastan el apellido y los nombres. Según la CCI, las menciones deben consignarse de forma indeleble.
Llevar el registro: los pasos
- Abrir el registro el día de la primera contratación, en papel o en soporte digital.
- Inscribir a cada nueva incorporación por orden de contratación, rellenando todas las menciones desde su entrada.
- Señalar la naturaleza del contrato cuando se trate de un contrato de duración determinada, un tiempo parcial, un aprendizaje, un trabajador temporal o un asalariado de una agrupación de empleadores.
- Adjuntar los documentos exigidos: la declaración de desplazamiento para un asalariado desplazado por una empresa extranjera y una copia de los títulos que autorizan el trabajo de los asalariados extranjeros.
- Completar la fecha de salida cuando se marche cada asalariado, sin borrar su línea.
- Conservar cada mención cinco años después de la salida del interesado.
¿Papel o digital?
No se impone ningún formato concreto. Se admite un registro digital, siempre que se haya consultado previamente al comité social y económico (CSE), si existe, indica Entreprendre Service Public. En cambio, la inspección de trabajo y los representantes del CSE deben poder consultarlo. Las copias de los títulos de trabajo de los asalariados extranjeros también deben estar a disposición de los inspectores de la Urssaf.
Cuánto tiempo conservarlo
El artículo R1221-26 del Código de Trabajo francés es preciso: cada mención del registro se conserva cinco años, contados a partir del día en que el asalariado o el becario dejó el establecimiento. Un asalariado que se marchó en 2026 debe, por tanto, seguir visible en el registro hasta 2031.
Las sanciones
La ausencia de registro, un registro que no está al día o la omisión de menciones obligatorias exponen al empleador a una multa de hasta 750 € por asalariado afectado. La CCI Paris Île-de-France precisa que se trata de una contravención de cuarta clase, multiplicada por el número de asalariados afectados: un registro nunca abierto en una empresa de cuatro asalariados puede costar, por tanto, hasta 3.000 €.
Este registro no es el único. Según la actividad, pueden exigirse otros, como el registro especial del descanso semanal, cuya ausencia se castiga con hasta 1.500 € por asalariado afectado, o el documento único de evaluación de riesgos.
Preguntas frecuentes
¿Hace falta un registro de personal con un solo asalariado?
Sí. La obligación empieza desde la contratación del primer asalariado, sin umbral de plantilla.
¿Deben figurar los becarios en el registro?
Sí, en una parte específica, por orden de llegada, con las fechas de las prácticas, el nombre del tutor y el lugar de presencia del becario.
¿Debe inscribirse a un trabajador temporal?
Sí. El registro de la empresa usuaria menciona que se trata de un trabajador temporal e indica el nombre y la dirección de la empresa de trabajo temporal.
¿Basta con una simple hoja de cálculo?
No se impone ningún formato y se admite el soporte digital, previa consulta al CSE si existe. El archivo debe contener todas las menciones obligatorias, llevarse por orden de contratación y poder presentarse a la inspección de trabajo.
¿Sustituye el registro a la declaración previa a la contratación?
No. Son dos obligaciones distintas, que se suman en cada contratación. Para un caso particular, como el desplazamiento de un asalariado extranjero, infórmese ante la inspección de trabajo o su asesor.
Fuentes
- Registres obligatoires dans l'entreprise — Entreprendre Service Public, 2026-02-05
- Quels sont les principaux registres obligatoires du personnel ? — CCI Paris Île-de-France, 2026-06-25
- Article R1221-26 du Code du travail — Code du travail numérique (Ministerio de Trabajo francés), 2015-10-29