¿Su ejercicio se cierra el 31 de diciembre y su asesor contable le pide el «estado de existencias»? No es un trámite más: el importe de las existencias finales entra directamente en el cálculo del resultado y, por tanto, del impuesto. Unas existencias sobrevaloradas inflan el beneficio; unas existencias olvidadas lo reducen. Le explicamos quién debe hacer el inventario, cuándo y cómo realizarlo sin errores.
¿Quién está obligado a hacer un inventario?
La obligación procede del artículo L123-12 del Código de Comercio francés: todo comerciante, ya ejerza a título individual o a través de una sociedad, comprueba mediante un inventario, como mínimo cada doce meses, que los elementos del activo y del pasivo de su empresa existen realmente y cuál es su valor. El mismo artículo obliga a elaborar al cierre las cuentas anuales (balance, cuenta de resultados y memoria).
Según Le Coin des Entrepreneurs, el inventario físico anual se impone así a toda persona, física o jurídica, que tenga la condición de comerciante; abarca en particular las mercancías, las materias primas, los productos terminados y los productos en curso.
El caso del microempresario es distinto. Bpifrance Création recuerda que «no tiene que llevar una contabilidad completa (libro mayor, balance, balance contable, etc.)». En cambio, debe llevar un libro de ingresos y, si vende mercancías, suministros o productos alimenticios, o si ofrece alojamiento, un registro de compras. Si tiene dudas sobre su situación, consulte a su oficina tributaria de empresas o a un asesor contable.
¿Cuándo hay que hacer el inventario?
Sin un seguimiento fiable y continuo de las existencias, el recuento físico se hace en la fecha de cierre del ejercicio. Es lo que se denomina inventario periódico.
Las empresas que llevan un inventario permanente fiable, es decir, un seguimiento en tiempo real de cada entrada y salida, a menudo con un programa de gestión, pueden hacer el recuento en una fecha distinta del cierre, explica Le Coin des Entrepreneurs. También se admiten los inventarios rotativos, repartidos a lo largo del año por zonas o familias de productos, siempre que cada artículo se cuente al menos una vez en el ejercicio.
Las etapas de un inventario de fin de año
- Fijar la fecha y avisar: elija un día de cierre o una franja posterior al cierre, e informe a proveedores y clientes de que las entregas y los envíos quedarán suspendidos durante el recuento.
- Preparar los soportes: utilice hojas de recuento prenumeradas, firmadas por un responsable, o una exportación de su programa. Divida los locales en zonas, almacenes incluidos.
- Organizar los equipos: prevea la supervisión de un responsable, preferiblemente procedente de otro centro, para limitar el riesgo de fraude, recomienda Le Coin des Entrepreneurs.
- Congelar los movimientos: anote el número del último albarán de entrega recibido y de la última factura emitida antes del recuento, para asignar cada mercancía al ejercicio correcto.
- Contar lo que pertenece a la empresa: solo entran en las existencias las unidades físicamente presentes y de las que usted es propietario. Aparte las mercancías depositadas en sus locales que pertenecen a un tercero.
- Separar los artículos dañados u obsoletos: cuéntelos, pero identifíquelos por separado, porque quizá haya que reducir su valor.
- Valorar: multiplique cada cantidad por su coste, según el método elegido (véase más abajo).
- Comparar y transmitir: concilie las existencias contadas con las existencias teóricas, busque la causa de las diferencias importantes y envíe después el estado firmado a su contable para el asiento de variación de existencias.
Cómo valorar las existencias
El artículo L123-18 del Código de Comercio francés fija las reglas básicas. Los bienes adquiridos se registran por su coste de adquisición, y los bienes fabricados por la empresa, por su coste de producción. Para los bienes intercambiables, llamados fungibles, la ley admite dos métodos:
- El coste medio ponderado (CUMP en francés): se calcula un coste unitario medio a partir de las existencias iniciales y de las entradas del ejercicio.
- Primera entrada, primera salida (FIFO, PEPS en francés): se considera que las unidades vendidas son las más antiguas, y las existencias restantes se valoran a los últimos costes de compra. Le Coin des Entrepreneurs lo describe como el más utilizado en las pequeñas empresas por su sencillez.
Dos reglas de prudencia completan este cálculo. Si el valor de un elemento del activo cae por debajo de su valor neto contable, se toma el valor de inventario en la fecha de cierre, tanto si la depreciación es definitiva como si no. A la inversa, una plusvalía entre el valor de inventario y el valor de entrada no se contabiliza: unas existencias que se han revalorizado se mantienen a su coste de compra.
Conservar los documentos del inventario
Según el artículo L123-22 del Código de Comercio francés, los documentos contables y los justificantes se conservan durante diez años. Los documentos relativos al inventario deben llevarse sin espacios en blanco ni alteraciones. Conserve, por tanto, las hojas de recuento firmadas, el estado valorado y la justificación de las depreciaciones.
Preguntas frecuentes
¿El inventario tiene que hacerse forzosamente el 31 de diciembre?
Se hace en la fecha de cierre de su ejercicio, que no siempre es el 31 de diciembre. Una empresa con un inventario permanente fiable puede hacer el recuento en otra fecha o mediante inventarios rotativos, y cada artículo debe contarse al menos una vez en el ejercicio.
¿Un microempresario debe hacer inventario de sus existencias?
No elabora balance ni tiene que llevar una contabilidad completa. En cambio, debe llevar su libro de ingresos y, según su actividad, un registro de compras. Seguir sus existencias sigue siendo útil para gestionar su actividad.
¿Qué método elegir entre el coste medio ponderado y el FIFO?
El Código de Comercio autoriza ambos para los bienes fungibles. El FIFO es sencillo de aplicar; el coste medio ponderado reparte las diferencias de precio de compra entre todas las existencias. Decídalo con su asesor contable.
¿Qué hacer con unas existencias invendibles?
Cuéntelas, identifíquelas por separado e indíqueselo a su contable: si su valor actual es inferior a su coste, debe tomarse el valor de inventario al cierre.
¿Cuánto tiempo hay que guardar las hojas de recuento?
Diez años, como los demás documentos contables y justificantes, según el artículo L123-22 del Código de Comercio francés.
Fuentes
- Code de commerce, article L123-12 — Légifrance, 2000-09-21
- Code de commerce, article L123-18 — Légifrance, 2000-09-21
- Code de commerce, article L123-22 — Légifrance, 2003-01-04
- L'inventaire des stocks : obligations et réalisation — Le Coin des Entrepreneurs, 2024-10-15
- La comptabilité du micro-entrepreneur (auto-entrepreneur) — Bpifrance Création, 2026-02-01