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En unos pocos días, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) entrará en vigor (el 25 de mayo de 2018).
Un gran número de empresas deberán demostrar su esfuerzo de cumplimiento con el RGPD. Este esfuerzo deberá ser evaluado a nivel de la construcción y del contenido de los sitios web.
¡No espere a la mañana del 25 de mayo para cuestionarse sobre la conformidad de su sitio!
¿Para qué sirve el RGPD?
El RGPD tiene como objetivo proteger mejor los datos personales y la vida privada de las personas. Es una norma que unifica las legislaciones existentes, con el fin de reforzar y unificar las medidas de protección de datos personales en la Unión Europea.
¿Qué impacto tiene en la creación y gestión de sitios web?
La nueva normativa se aplica a cualquier sitio web que recopile y utilice los datos personales de sus visitantes.
Es importante, por lo tanto, que el sitio sea lo más transparente posible e indique claramente a los visitantes cómo se recopilan, almacenan y utilizan sus datos personales.
A partir de ahora, cada propietario de un sitio web deberá implementar un plan específico relativo a la gestión de datos y justificar su tratamiento por una de las seis razones legítimas (el consentimiento, el contrato, el cumplimiento de una obligación legal, un interés vital, una misión de orden público, un interés legítimo).
Cabe destacar que el riesgo de un mal uso de los datos disminuye si la recopilación es mínima y limitada.
Será importante obtener el consentimiento de las personas afectadas por la recopilación, independientemente del tipo de información.
Con respecto a los datos personales denominados “sensibles”, el consentimiento deberá darse de manera explícita.
El consentimiento de los menores deberá responder a requisitos particulares definidos por dicho reglamento.
Recordemos que, aunque el consentimiento sea una razón legítima para el tratamiento de datos, el RGPD ha reforzado las reglas relativas a su obtención y conservación.
¿Cómo hacer que un sitio web cumpla con los requisitos del RGPD?
Se recomienda crear o actualizar la política de privacidad que debe figurar en el sitio y asegurarse de que los servicios y contenidos ofrecidos a los visitantes cumplan con las disposiciones europeas y francesas.
Es importante, en primer lugar, determinar el tipo de datos que serán objeto de recopilación y, en segundo lugar, definir las razones por las cuales la recopilación es necesaria.
Toda esta información deberá figurar en la política de privacidad.
Además, la política de privacidad deberá estar redactada en un lenguaje claro, comprensible y preciso. Deberá indicar cómo se utilizarán, recopilarán y conservarán los datos.
La política de privacidad debe indicar claramente a las personas afectadas por la recopilación cómo pueden ejercer sus derechos.
A partir de ahora, cada individuo tendrá:
- un derecho de acceso (a una copia de sus datos recopilados por el sitio)
- un derecho de modificación, si considera que los datos son inexactos o incompletos, y solicitar una actualización
- un derecho de supresión o derecho al olvido (el individuo podrá solicitar la eliminación de sus datos personales)
- un derecho a limitar el tratamiento (evitando así la eliminación total de los datos)
Con respecto a las cookies que contienen datos personales, es esencial definir previamente una razón legítima y específica para utilizarlas. Una vez definida, deberá indicarse claramente en el sitio web a través de un banner.
¿Se debe informar en un documento aparte que el sitio ha sido adaptado?
Todos los requisitos del RGPD deberán estar documentados. La empresa deberá ser capaz de demostrar que ha adoptado las buenas prácticas de protección de datos.
La documentación deberá estar disponible en el sitio y para el personal de la empresa propietaria del sitio, con el fin de responder mejor a las necesidades y expectativas de las personas afectadas por el tratamiento de datos.
Cabe precisar que en cualquier momento una autoridad de control podrá, de manera discrecional, actuar y sancionar cualquier incumplimiento de los derechos otorgados a las personas cuyos datos se tratan mediante un arsenal de medidas disciplinarias (multas administrativas y penales).
Cabe señalar que el incumplimiento de la normativa expondrá a cualquier empresa a una multa que podría ascender al 4% de su volumen de negocios anual mundial o a 20 millones de euros.
¿Qué ocurre con los formularios de contacto?
Habrá que modificar los formularios para que cumplan con el RGPD.
Es esencial recabar el consentimiento de la persona que rellenará el formulario e informarla sobre el plazo de conservación de sus datos. También será necesario conservar la prueba de su consentimiento e informarla de sus derechos.
Finalmente, la transferencia de datos personales a través del formulario deberá ser segura.
¿Boletines de noticias…?
Se recomienda implementar un doble opt-in: un opt-in al momento de completar el formulario (informando sobre el motivo de la recopilación del correo electrónico) y otro opt-in con el correo electrónico de confirmación en el cual la persona acepta recibir la información (después de marcar una casilla).
¿Y las campañas de marketing?
A partir de ahora, para poder realizar campañas de marketing conformes al RGPD, será necesario recabar el consentimiento de los visitantes antes de enviar documentos de marketing. Por ejemplo, el consentimiento podrá darse marcando el botón “suscribirse”.
Por otro lado, las marcas, distribuidores o subcontratistas deberán indicar a sus clientes para qué sirven los datos recopilados y a quién están destinados. También deberán informar a sus clientes sobre el plazo de conservación, además de permitirles modificar, borrar, transferir o acceder a sus datos.
Finalmente, las aplicaciones o servicios de terceros desplegados en un sitio también deberán ser objeto de una adecuación al RGPD (ver herramientas de análisis de datos).
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