Vous venez de signer votre premier contrat de travail ? Parmi les formalités d’embauche, il en est une que beaucoup de dirigeants de TPE découvrent tard, souvent lors d’un contrôle : le registre unique du personnel. Il doit être ouvert dès l’embauche du premier salarié, rappelle Entreprendre Service Public, quel que soit l’effectif. Voici qui doit le tenir, ce qu’il faut y inscrire, sous quelle forme, combien de temps le garder et ce que coûte son absence.
Qui doit tenir le registre
L’obligation pèse sur l’employeur, qu’il s’agisse d’une société ou d’une entreprise individuelle, précise la CCI Paris Île-de-France. Une entreprise qui n’emploie qu’une seule personne est donc concernée. Seule exception signalée par l’administration : les associations et fondations qui passent par le chèque-emploi associatif n’y sont pas soumises.
Le registre recense tous les salariés de l’établissement, inscrits dans l’ordre des embauches. Les stagiaires et les volontaires en service civique y figurent aussi, dans une partie distincte, par ordre d’arrivée. La CCI ajoute que les travailleurs à domicile doivent également y apparaître.
Les mentions obligatoires
Pour chaque salarié, le registre indique :
- le nom et les prénoms, la nationalité, la date de naissance et le sexe ;
- l’emploi occupé et la qualification ;
- les dates d’entrée et de sortie de l’établissement ;
- si l’embauche ou le licenciement exige une autorisation, la date de celle-ci ou, faute d’autorisation, celle de la demande ;
- pour un travailleur étranger soumis à autorisation de travail, le type et le numéro d’ordre du titre qui en tient lieu.
Certaines situations doivent être signalées : contrat à durée déterminée, temps partiel, contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, salarié temporaire (avec le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire) et salarié mis à disposition par un groupement d’employeurs (avec sa dénomination et son adresse).
Pour un stagiaire, la partie spécifique mentionne le nom et les prénoms, la période du stage (début et fin), l’identité du tuteur et le lieu de présence. Pour un volontaire en service civique, le nom et les prénoms suffisent. Selon la CCI, les mentions doivent être portées de façon indélébile.
Tenir le registre : les étapes
- Ouvrir le registre le jour de la première embauche, sur papier ou sur un support numérique.
- Inscrire chaque nouvel arrivant dans l’ordre d’embauche, en remplissant toutes les mentions dès son entrée.
- Signaler la nature du contrat lorsqu’il s’agit d’un CDD, d’un temps partiel, d’un apprentissage, d’un intérimaire ou d’un salarié de groupement d’employeurs.
- Annexer les pièces requises : la déclaration de détachement pour un salarié détaché par une entreprise étrangère, et une copie des titres autorisant le travail des salariés étrangers.
- Compléter la date de sortie au départ de chaque salarié, sans effacer sa ligne.
- Conserver chaque mention cinq ans après le départ de l’intéressé.
Papier ou numérique ?
Aucune forme particulière n’est imposée. Un registre numérique est admis, à condition d’avoir consulté au préalable le comité social et économique (CSE) s’il en existe un, indique Entreprendre Service Public. L’inspection du travail et les élus du CSE doivent en revanche pouvoir le consulter. Les copies des titres de travail des salariés étrangers doivent aussi être accessibles aux agents de contrôle de l’Urssaf.
Combien de temps le conserver
L’article R1221-26 du Code du travail est précis : chaque mention du registre se garde cinq ans, comptés à partir du jour où le salarié ou le stagiaire est parti de l’établissement. Un salarié parti en 2026 doit donc rester visible sur le registre jusqu’en 2031.
Les sanctions
L’absence de registre, un registre qui n’est pas tenu à jour ou l’oubli de mentions obligatoires exposent l’employeur à une amende pouvant atteindre 750 € par salarié concerné. La CCI Paris Île-de-France précise qu’il s’agit d’une contravention de quatrième classe, multipliée par le nombre de salariés en cause : un registre jamais ouvert dans une entreprise de quatre salariés peut donc coûter jusqu’à 3 000 €.
Ce registre n’est pas le seul. Selon l’activité, d’autres peuvent s’imposer, comme le registre spécial du repos hebdomadaire, dont l’absence est punie jusqu’à 1 500 € par salarié concerné, ou le document unique d’évaluation des risques.
Questions fréquentes
Faut-il un registre du personnel avec un seul salarié ?
Oui. L’obligation commence dès l’embauche du premier salarié, sans seuil d’effectif.
Les stagiaires doivent-ils figurer sur le registre ?
Oui, dans une partie spécifique, par ordre d’arrivée, avec les dates du stage, le nom du tuteur et le lieu de présence du stagiaire.
Un intérimaire doit-il être inscrit ?
Oui. Le registre de l’entreprise utilisatrice mentionne qu’il s’agit d’un salarié temporaire et indique le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire.
Un simple tableur suffit-il ?
Aucune forme n’est imposée et le support numérique est admis, après consultation du CSE s’il existe. Le fichier doit contenir toutes les mentions obligatoires, être tenu dans l’ordre des embauches et pouvoir être présenté à l’inspection du travail.
Le registre remplace-t-il la déclaration préalable à l’embauche ?
Non. Ce sont deux obligations distinctes, qui s’ajoutent l’une à l’autre lors de chaque embauche. Pour un cas particulier, comme le détachement d’un salarié étranger, renseignez-vous auprès de l’inspection du travail ou de votre conseil.
Sources
- Registres obligatoires dans l'entreprise — Entreprendre Service Public, 2026-02-05
- Quels sont les principaux registres obligatoires du personnel ? — CCI Paris Île-de-France, 2026-06-25
- Article R1221-26 du Code du travail — Code du travail numérique (ministère du Travail), 2015-10-29