Avant de faire travailler un salarié, même quelques heures, l’employeur doit le déclarer : c’est la déclaration préalable à l’embauche, ou DPAE. Elle s’impose pour tout contrat, quels qu’en soient le type et la longueur. Voici comment la remplir, dans quel délai et ce que l’on risque en l’oubliant, d’après la fiche de Service Public Entreprendre (vérifiée le 1er juin 2026) et la page dédiée du portail net-entreprises.fr.
À quoi sert la DPAE et qui doit la faire ?
La DPAE est faite par l’employeur, avant toute embauche. Elle est adressée à l’Urssaf pour le régime général, ou à la MSA pour le régime agricole. Une seule déclaration remplit plusieurs formalités à la fois : l’immatriculation de l’employeur et du salarié, l’affiliation à l’assurance chômage, la demande de visite d’information et de prévention auprès de la médecine du travail et l’affiliation aux institutions de retraite.
Il existe des exceptions. Aucune DPAE n’est requise pour la signature d’une convention de stage, car le stagiaire n’est pas salarié. Les employeurs qui passent par un dispositif simplifié comme le TESE, le Cesu, le CEA ou le TFE n’ont pas de déclaration séparée à faire, puisqu’elle est intégrée à ces services. Les intermittents du spectacle employés occasionnellement se déclarent, eux, au guichet unique du spectacle occasionnel (Guso).
Dans quel délai faut-il déclarer ?
La déclaration doit parvenir à l’Urssaf avant que le salarié ne commence à travailler ou n’entame sa période d’essai, et au plus tôt 8 jours avant la date d’embauche. Autrement dit, on ne peut pas l’envoyer un mois à l’avance, et on ne peut surtout pas attendre la fin de la période d’essai pour régulariser.
Les étapes pour déclarer une embauche
- Rassembler les informations de l’entreprise : dénomination et adresse de l’établissement, code APE, numéro SIRET (ou numéro de liasse si l’immatriculation est en cours) et coordonnées du service de santé au travail.
- Rassembler celles du salarié : nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, et numéro de Sécurité sociale s’il est déjà immatriculé.
- Préciser l’embauche : date et heure prévisibles d’embauche, nature et durée du contrat, durée de la période d’essai pour un CDI ou un CDD de plus de 6 mois.
- Choisir le canal : pour une toute première embauche, le site de l’Urssaf permet de créer le compte employeur ; ensuite, la déclaration se fait sur net-entreprises.fr. L’inscription et l’utilisation de ce portail sont gratuites.
- Remplir la déclaration : soit en saisissant le formulaire en ligne, avec les données de l’entreprise préremplies dès la deuxième déclaration, soit en déposant un fichier issu du logiciel de paie, qui peut contenir jusqu’à 100 déclarations.
- Conserver l’accusé de réception : avec le formulaire en ligne, il est délivré immédiatement après validation et archivé pendant 14 mois sur net-entreprises.fr.
- Remettre une copie au salarié : l’employeur lui transmet un exemplaire de la déclaration ou de son accusé de réception. Cette obligation est réputée remplie si le contrat de travail écrit mentionne l’organisme destinataire de la déclaration.
Un employeur qui a transmis plus de 50 déclarations d’embauche sur l’année civile écoulée doit obligatoirement passer par internet. Les autres peuvent encore utiliser le formulaire papier, envoyé par lettre recommandée avec avis de réception au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l’embauche, mais internet reste à privilégier. Une information erronée retarde le traitement du dossier, ce qui peut pénaliser les droits sociaux du salarié et exposer l’employeur à des sanctions.
Ce que coûte un oubli de DPAE
L’absence de déclaration est sanctionnée sur plusieurs plans :
- Civil : l’Urssaf régularise les cotisations de Sécurité sociale impayées.
- Administratif : une pénalité de 1 305 euros par salarié concerné.
- Pénal, oubli non intentionnel : une contravention de 5e classe, soit une amende de 1 500 euros.
- Pénal, oubli intentionnel : c’est du travail dissimulé, puni, pour un employeur personne physique, de 3 ans de prison et de 45 000 euros d’amende, et de 225 000 euros d’amende pour une personne morale, avec placement sous surveillance judiciaire.
Les formalités qui suivent la déclaration
La DPAE ne règle pas tout. Le salarié doit recevoir par écrit, dans les 7 jours calendaires qui suivent son arrivée, les informations essentielles : identité des parties, lieu de travail, poste, date d’embauche, période d’essai, rémunération et durée du travail. D’autres informations, comme la durée du congé payé, la procédure de rupture ou les conventions collectives applicables, doivent lui être remises au plus tard un mois après l’embauche.
Dès le premier salarié, l’employeur tient un registre unique du personnel. Il organise aussi la visite d’information et de prévention, ou l’examen médical d’aptitude selon le poste ; ne pas le faire expose à une amende de 1 500 euros. L’affiliation à la retraite complémentaire Agirc-Arrco passe ensuite par la déclaration sociale nominative (DSN).
Enfin, une entreprise qui embauche à nouveau après avoir cessé d’employer du personnel pendant au moins 6 mois, ou qui change d’exploitant, d’activité ou de lieu, doit aussi adresser une déclaration à l’inspection du travail par lettre recommandée.
Questions fréquentes
Faut-il une DPAE pour un CDD de quelques jours ?
Oui. La déclaration est due avant toute embauche, quels que soient le type et la longueur du contrat, y compris pour un contrat de quelques jours.
Doit-on déclarer un stagiaire ?
Non, un stagiaire sous convention de stage n’est pas salarié : aucune DPAE n’est requise. Il doit en revanche figurer au registre unique du personnel.
Peut-on envoyer la DPAE après le premier jour de travail ?
Non. Elle doit être reçue avant le premier jour de travail, période d’essai comprise.
Combien coûte la déclaration ?
Rien : l’inscription et l’utilisation de net-entreprises.fr sont gratuites. Pour un cas particulier, comme une embauche relevant du régime agricole, mieux vaut se renseigner auprès de l’Urssaf, de la MSA ou du Service Public Conseillers Entreprises.
Sources
- Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) — Service Public Entreprendre, 2026-06-01
- La déclaration préalable à l'embauche – DPAE — net-entreprises.fr, 2021-02-22