Chaque mois, l’employeur doit remettre à chacun de ses salariés un bulletin de paie, aussi appelé fiche de paie. Son contenu est encadré au millimètre : certaines mentions sont obligatoires, d’autres sont interdites, et le document doit être conservé pendant des années. Voici les règles à appliquer dans une petite entreprise, d’après la fiche de Service Public Entreprendre (vérifiée le 1er juin 2026) et la page du ministère du Travail sur le Code du travail numérique (mise à jour le 2 mars 2026).
Quand et comment remettre la fiche de paie ?
Le bulletin est remis au salarié au moment du versement du salaire. Depuis 2017, la version électronique est le principe et le papier l’exception : sauf opposition du salarié, l’employeur peut lui remettre sa fiche sous forme électronique. Il doit alors lui indiquer comment y accéder, et le salarié peut à tout moment refuser cette forme dématérialisée en le signalant à l’employeur.
Aucune règle n’oblige l’employeur à fournir un duplicata si le salarié perd sa fiche ; d’où l’intérêt, pour le salarié, de la conserver soigneusement.
Les mentions obligatoires, zone par zone
Un arrêté du 31 janvier 2023 a modifié le modèle : il s’applique aux paies versées à partir du 1er juillet 2023. Les informations sont organisées en sept zones.
- Employeur et salarié : nom et adresse de l’employeur, code APE et numéro SIRET, convention collective applicable, nom du salarié, emploi et position dans la classification, période et nombre d’heures en distinguant heures normales et supplémentaires avec leurs taux, nature et volume du forfait le cas échéant.
- Salaire : rémunération brute, montant et assiette des cotisations avant exonérations, taux des cotisations salariales, autres versements et retenues (comme la prise en charge des frais de transport), montant net reçu, date de paiement, dates et indemnité de congés payés.
- Cotisations et contributions : cotisations de protection sociale regroupées en cinq rubriques (santé, accidents du travail et maladies professionnelles, retraite, famille, chômage), total des exonérations et total versé par l’employeur.
- Net à payer : le net à payer avant impôt sur le revenu, écrit dans une police au moins 1,5 fois plus grande que les autres lignes, et l’impôt prélevé à la source.
- Montant net social : le revenu net après tous les prélèvements sociaux obligatoires, ajouté par la version 2023.
- Impôt sur le revenu : net imposable servant de base au prélèvement à la source, montant prélevé et montant net des heures supplémentaires ou complémentaires exonérées, chacun avec son cumul annuel.
- Mentions finales : renvoi au portail service-public.fr, invitation à conserver le bulletin sans limitation de durée et, en cas d’activité partielle, nombre d’heures indemnisées.
Les mentions interdites
Deux informations ne doivent jamais apparaître sur la fiche de paie :
- l’exercice du droit de grève ;
- l’activité de représentant du personnel.
La rémunération liée à un mandat de représentant du personnel figure sur une fiche annexée, établie par l’employeur et remise au salarié avec son bulletin.
Combien de temps conserver les bulletins ?
L’employeur conserve un double de chaque bulletin, papier ou électronique, dans ses locaux pendant 5 ans. Au-delà, les fiches peuvent ne plus être accessibles dans l’entreprise, mais elles ne doivent pas être effacées : l’employeur garantit leur disponibilité pendant 50 ans à compter de leur émission, ou jusqu’à ce que le salarié soit à la retraite depuis 6 ans.
De son côté, le salarié dispose de 3 ans à compter de la remise pour contester les sommes ou les informations portées sur son bulletin.
Ce que risque l’employeur
Si les bulletins ne sont pas remis régulièrement, le salarié peut porter l’affaire devant les prud’hommes. L’employeur s’expose à une amende pouvant atteindre 450 euros par fiche non remise, et peut aussi devoir indemniser le salarié par des dommages et intérêts. Pour un cas particulier (salarié au forfait, activité partielle), le plus sûr est de vérifier auprès de l’Urssaf ou d’un expert-comptable.
Questions fréquentes
Peut-on envoyer la fiche de paie uniquement par voie électronique ?
Oui, c’est même le principe depuis 2017, sauf si le salarié s’y oppose. L’employeur doit lui indiquer comment accéder à ses bulletins électroniques.
Que faire si un salarié a perdu son bulletin ?
Aucune obligation légale n’impose de lui fournir un duplicata. En pratique, l’employeur conserve un double pendant 5 ans et peut donc lui en remettre une copie.
Le montant net social remplace-t-il le net à payer ?
Non. Ce sont deux lignes distinctes : le net à payer est la somme versée, le montant net social indique le revenu après prélèvements sociaux obligatoires, ajouté depuis le 1er juillet 2023.
Le nom de la convention collective est-il obligatoire ?
Oui, la convention collective applicable figure parmi les mentions de la première zone. À défaut de convention, le bulletin renvoie aux dispositions du Code du travail sur les congés payés et les préavis.
Sources
- Fiche de paie (bulletin de salaire) — Service Public Entreprendre, 2026-06-01
- Le bulletin de paie — Code du travail numérique (ministère du Travail), 2026-03-02